Cómo hacer una convocatoria de prensa que atraiga a los periodistas

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Pocas cosas hay tan tristes como una sala vacía que debía estar ocupada. Y esto es válido para una fiesta, un bar, una tienda, una reunión de amigos y, por supuesto, una convocatoria de prensa. La capacidad de convocatoria depende de muchos factores y uno de ellos, que con frecuencia se pasa por alta, es la forma de invitar. Por eso, hoy comparto contigo las claves para hacer una convocatoria de prensa que de verdad atraiga a los periodistas.

Imagina esta situación: 8 de la tarde, rellano de la entrada de un bloque de pisos, ocho vecinos discuten las cuentas de la comunidad y una posible derrama de cuatro dígitos por vivienda. Hasta aquí, todo normal. Si no fuera porque en esa comunidad residen más de 40 familias y sólo una quinta parte ha hecho acto de presencia en esa reunión.

Y sí, ya sé que los españoles somos poco participativos si no es el entorno de una barra de un bar. Pero, más allá de nuestro carácter patrio, ¿no crees que el resto de familias estará interesado en participar en una decisión que puede afectar seriamente a sus cuentas mensuales?

Claro que sí. Pero, ¿tú te has parado a leer alguna vez una convocatoria de una reunión de vecinos? Confieso que yo sí. Y son la cosa más aburrida y menos informativa del orbe mundial.

Algo así, querido lector que estás conmigo en esta aventura de comunicar con más propósito para acercarte a tus objetivos, acontece con las convocatorias a los medios de comunicación.

Muchas veces, incluso habiendo hecho un gran esfuerzo por preparar una magnífica presentación con todo lujo de detalles, tal y como te proponía en este artículo, se comete el error de convocar mal.

Una buena convocatoria de prensa es crucial. Porque de ella dependerá que todo lo que has preparado finalmente llegue a su destinatario, el periodista que debe divulgarlo a tu público ideal. Así que más te vale aprender a hacerlo con arte y suficiente maestría como para llenar la sala de reporteros dicharacheros.

Una convocatoria de prensa consiste en citar o llamar a una o más personas (en este caso periodistas) señalándoles el día, hora y lugar para que concurran a un acto o encuentro para que difundan una determinada información.

Parece fácil, ¿verdad?

Pues, con todo lo fácil que parece, tiene truco.

El primero y fundamental: saber qué estás haciendo.

♦ Tienes que hacer una convocatoria para toda aquella actividad que creas que tiene potencial noticiable y que pueda interesar a los periodistas. Eso excluye aquellas que NO interesan a nadie más que a ti y tu propia empresa.

♦ Una convocatoria de prensa no es sólo, aunque también, para las ruedas de prensa. También se utiliza para eventos y actos que puedan (insisto) ser de interés.

♦ La convocatoria de prensa NO es una nota de prensa. ¿Obvio? Pues no te empeñes en incluir en la convocatoria todo lo que vas a contar porque, de ser así, ¿para qué necesitan acudir a tu convocatoria?

♦ La convocatoria de prensa tiene que llegar con suficiente antelación. Dependerá de la periodicidad del medio al que convoques, pero entre una semana y diez días es el promedio recomendable para convocar a los medios.

♦  Las agendas cambian, los periodistas son humanos, y un recordatorio nunca está de más. Así que reenvía la convocatoria de prensa actualizada a los periodistas la víspera de la fecha en cuestión.

♦ Si puedes, llámales para preguntarles si asistirán o no. Esto te permitirá contarles con más detalle qué les espera en la convocatoria de prensa e incluso gestionar una posible entrevista. Si no acudirán, y salvo que te hayan indicado claramente que no les interesa el tema, envíales el dossier de prensa y una nota resumen el mismo día al terminar el acto.

La misión de tu convocatoria de prensa es atraer a los periodistas. Despertar su interés, su curiosidad. Hacer que sientan que, de no ir, se estarán perdiendo algo importante. Recuerda que los periodistas son humanos y que les interesan las mismas cosas que a ti.

Cómo hacer una convocatoria de prensa que atraiga a los periodistas

ADVERTENCIA: (Soy una pesada pero es que alguien tiene que decírtelo hasta que lo entiendas) No convoques si no tienes claro que lo que vas a contar es una de esas cosas que te apetecería leer en la prensa que lees cada mañana con tu café, o en el informativo de radio que escuchas en el coche camino del trabajo. Haz una criba muy seria. Incluso aunque hayas dedicado tiempo previo y esfuerzo a preparar esa convocatoria. Si llegado el momento de convocar lo que prometes no tienes gancho ni fuerza, replantéate la estrategia. Tal vez la conferencia de prensa no es tu opción en esta ocasión.

1/ La convocatoria de prensa debe estar dirigida a los periodistas que informan de lo tuyo. Haz los deberes antes y empieza a preparar tu lista de medios con nombres, apellidos, correos electrónicos, perfiles en redes sociales… desde hoy. No esperes a tener que enviar una convocatoria.

2/ Incluye tu logotipo en la cabecera de la convocatoria, al igual que haces en tus notas de prensa. Además, si alguna otra empresa o entidad coorganiza la actividad sobre la que vas a hablar, debes incluir su logotipo también en la cabecera.

3/ Si hay entidades que colaboran, debes tener presente (en función de lo que acordéis en los términos de la colaboración) la inclusión de sus logos en el pie de la convocatoria. Por ejemplo, hay proyectos financiados con fondos europeos que obligan a que el logo de esa línea de ayudas aparezca en absolutamente todo soporte informativo y divulgativo.

4/ Incluye en un lugar bien visible la «indicación «CONVOCATORIA DE PRENSA». Es una obviedad de esas que tienden a olvidarse.

5/ Deja muy claro quién convoca. Los logotipos de la cabecera no son suficientes, especifícalo en el cuerpo de la convocatoria.

6/ Pon un titular explicativo y claro de lo que vas a contar en la rueda de prensa. Ese titular, sin desvelarlo todo, debe incluir suficiente información para despertar la curiosidad e interés del periodista. El titular debería recoger la esencia del motivo de tu convocatoria de prensa.

7/ Hay quienes pasan directamente a los datos de la rueda de prensa. Yo prefiero incluir antes un párrafo de 4-5 líneas que amplíe y contextualice la promesa lanzada en el titular, haciéndola aún más interesante para el periodista.

8/ Quiénes intervendrán: No está de más indiciar quiénes participarán en la convocatoria de prensa, sobre todo si tienes la fortuna de contar con alguna celebrity.

9/ La fecha: los mejores días son los martes y jueves, aunque dependerá de tu sector, relevancia de lo que vayas a contar y de la agenda de los periodistas. Las fechas en las que hay poca concentración de actividad, como pueden ser los meses de verano, Navidades y Semana Santa, pueden constituir una buena oportunidad para tu convocatoria.

10/ La hora: también hay muchos elementos que influyen en este parámetro, pero por regla general convoca en la primera mitad de las mañanas. Entre las 9:30 y las 11:30 es la franja óptima. Si tuvieras que convocar forzosamente por la tarde, mejor entre las 17:00 a 18:30.

11/ El lugar (dirección y localidad): que sea accesible, con facilidades de aparcamiento, que no esté alejado de los centros neurálgicos de las localidades, que cuente con las infraestructuras mínimas (sonido, iluminación, espacio…).

12/ Información adicional: sobre el proyecto que se presenta, sobre tu marca, sobre quienes van a intervenir (si procede). De incluirla, esta información debe ir al final de la convocatoria. Puede ser un párrafo o un enlace con el indicativo “Más información”. Si el periodista decide que quiere publicar el contenido como nota previa, le ayudará. Y en caso contrario, no le molestará.

13/ Datos de contacto: hay que incluir un teléfono y un correo electrónico de contacto, para el caso de que el periodista precise alguna información complementaria, clarificar algún dato, confirmar asistencia o solicitar una entrevista posterior a la rueda de prensa.

Para ayudarte tienes aquí todas las claves para organizar una rueda de prensa que contribuya al éxito de tu marca.

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Checklist convocatorias de prensa Portoimelda

2 comentarios en “Cómo hacer una convocatoria de prensa que atraiga a los periodistas

  1. Hola , es muy interesante , pero tengo una gran duda : ¿ De dónde saco lo contactos de los medios a convocar ? ..gracias por tu ayuda

    • Hola Montse, efectivamente este es un tema muy interesante, sobre todo para cualquier emprendedor, con independencia del tamaño de su negocio o de la fase de desarrollo en el que se encuentre. La pregunta que planteas es una de las que más bloqueos despierta a la hora de empezar una base de datos de medios. Créeme, hace algunos años esta tarea era muchísimo más complicada. Hoy en día, con las nuevas tecnologías y sabiendo utilizar las redes sociales ¡está chupado! Solo tienes que dedicarle algún tiempo y ser sistemática y persistente. En este otro artículo encontrarás algunas pistas que te será de ayuda de manera inmediata. https://portoimelda.com/nota-de-prensa-para-salir-en-los-medios/ Dedica a esta labor un ratito cada semana y en nada tendrás un listado de periodistas-aliados que te ayudarán a conseguir la visibilidad que buscas. Saludos

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