Cómo hacer un dossier de prensa para triunfar con los periodistas y posicionarte mejor

Cómo crear un dossier de prensa que atraiga a los periodistas y mejore tu posicionamiento de marca

Si lo tienes, sabes lo que vale y harás lo posible por perfeccionarlo. Si no lo tienes, es muy probable que estés perdiendo oportunidades de mejorar el posicionamiento de tu marca. Un buen dossier de prensa puede abrirte puertas a las que ahora mismo ni te planteas llamar. Es una de esas herramientas estratégicas de la comunicación profesional que merecen tu atención. Hoy te cuento cómo hacer un dossier de prensa que encantará a los periodistas y te ayudará a posicionarte mejor.

Antes de nada, una aclaración: No confundas el dossier de prensa con el clipping o informe de prensa, en el que se recogen los impactos de tu presencia y la de tu competencia en medios de comunicación, blogs, plataformas sociales, etc.

En el universo de la comunicación hay muchos palabros y tecnicismos que nos inducen a confusión incluso a los propios profesionales: press kit, media kit, dossier de empresa, fact-sheet… todo para referirnos, al margen de sutilezas e interpretaciones muy menudas al dossier de prensa.

El superpoder de un buen dossier de prensa radica  en que te ayudará despertar interés y atraer a medios de comunicación. Más aún, te servirá como base para interesar, además de a los periodistas, a inversores, clientes y potenciales empleados. Y no hace falta, a estas alturas, que te explique hasta qué punto es crucial cuidar la relación con tus grupos de interés y, en especial, con la prensa.

¿Puedes sobrevivir sin un dossier de prensa? Por supuesto. Pero tú no quieres simplemente sobrevivir. Quieres destacar y diferenciarte.

Tu dossier de prensa te sirve para:

♥ Atraer la atención de los medios y despertar su curiosidad sobre lo que haces.

♥ Crearles una magnífica impresión que refleje la esencia y la voz de tu marca.

♥ Que te recuerden cuando necesiten una referencia o fuente de información.

♥ Que sirva de apoyo y guía a los reporteros cuando escriban una historia sobre ti y puedan ofrecer datos complementarios, que sean verídicos y refuercen tu imagen de marca.

♥ Reunir en un único documento, de manera ordenada, objetiva y clara los principales mensajes, datos, productos y servicios de tu empresa, contados en un formato periodístico y atractivo.

♥ Tener una carta de presentación atractiva y compacta sobre tu empresa y lo que haces.

♥ Complementar y contextualizar la información que ofreces a los periodistas cuando les envías una nota de prensa o les invitas a una rueda de prensa.

♥ Dotar de contenido la sala de prensa virtual de tu web.

♥ Responder de manera ágil y rápida a las potenciales peticiones de información de los periodistas.

♥ Distribuirlo en reuniones de índole comercial o eventos divulgativos de tu marca.

♥ Usarlo como presentación de arranque en reuniones con potenciales inversores, socios, empleados.

Un dossier de prensa es una herramienta básica de las relaciones públicas de cualquier proyecto. Es un documento que resume la información más relevante de tu empresa usando un lenguaje periodístico y no promocional. Debe incluir hechos, cifras, datos, relativos a la historia, el equipo, las instalaciones y lo que hace tu empresa que ayuden a los periodistas cuando tengan que escribir sobre ti.

Dicho así, suena muy poco sexy. Sin embargo, si sigues mis recomendaciones, conseguirás un dossier de prensa que, sin ser comercial ni promocional, será atractivo e interesante; sin ser noticioso, tendrá valor periodístico.

Consideraciones generales sobre el dossier de prensa

⊕ Si piensas que por ser una pequeña empresa o profesional independiente no necesitas un dossier de prensa, te equivocas. De hecho, justo por ser pequeño debes aprovechar este tipo de herramientas de difusión que es fundamental en toda campaña de relaciones públicas y que te otorga visibilidad y posicionamiento a coste cero.

⊕ La información que incluyas en él debe ser relevante para el periodista al que se lo envías. No hagas un testamento ni una memoria de actividades ni un catálogo, cuenta sólo lo que sea más significativo y que despierte la curiosidad e interés del periodista.

⊕ Debe ser legible en cinco o diez minutos. Así que más te vale construir un dossier de prensa conciso, claro y, por supuesto, bien escrito.

⊕ En tu dossier presentarás tu mejor cara pero bajo ningún concepto mientas ni maquilles la realidad. Nunca. Bajo ningún concepto.

⊕ Lo de que una imagen vale más que mil palabras aplica también –o especialmente- al dossier de prensa. Incluye siempre que puedas gráficos y fotografías. Haz tu dossier lo más visual posible.

⊕ Tu dossier de prensa, al igual que tu argumentario, es un documento vivo que irá actualizándose conforme se produzcan novedades relevantes que querrás incorporar. La vigencia de cada versión de tu dossier de prensa dependerá de tu nivel de actividad. En función de ello  te recomiendo que lo revises cada seis o doce meses.

⊕ Es clave que organices los contenidos de tu dossier de prensa para facilitar su lectura, agrupándolos en bloques temáticos que puedes presentar en un dossier.

Contenidos y estructura de tu dossier de prensa

El contenido y estructura de tu dossier de prensa va a depender mucho del tamaño y volumen de tu negocio, de si es un dossier genérico de tu marca o uno específico para el lanzamiento de un producto o servicio, del sector en el que te mueves, de la personalidad y voz de tu marca, de tu creatividad… todo influye en el resultado final.

A modo de orientación, estos son los epígrafes que te aconsejo tengas en cuenta cuando elabores tu dossier de prensa:

1/ De dónde vienes.

Un resumen de los hitos más destacados que te han llevado al momento actual. Si puedes presentarlo de un modo gráfico, a modo de cronología, mucho mejor.

2/ De qué va tu empresa.

Una breve presentación de tu empresa resumiendo quién eres, a qué te dedicas, qué aportas al mundo… y todo ello en no más de un folio.

3/ A dónde vas.

Mejor que contar tu misión o tu visión que, afróntalo, a un periodista le interesa más bien poco, esfuérzate por hilar la historia que quieres contar y hacer que coincida con la que te gustaría encontrarte en un periódico. En esa historia podrás hablar de tus atributos, de tu posición, de tu propuesta única de valor, pero formulada desde un punto de vista que interese al periodista.

4/ Qué solucionas.

Tu sabes, y el periodista también, que te dedicas a vender. Pero no enfoques tu dossier de prensa desde el punto de vista de lo que vendes. Céntrate en lo que solucionas, en qué aportas, en qué problema resuelves con tus productos y servicios. Obviamente, hablarás de ellos, pero desde una perspectiva mucho más atractiva para un comunicador.

5/ Give me data.

Los periodistas adoran los datos, y si se los presentas de manera gráfica y visual, los adoran aún más. Así que reserva espacio en tu dossier para los principales datos de tu empresa. Aquellos que consideres relevantes, destacables, llamativos.

6/ Con quién trabajas.

Si tus clientes, socios, proveedores, añaden valor a tu historia, inclúyelos en tu dossier. De este modo añades un plus de solvencia a tu imagen de marca. Recuerda que debes contar con su autorización.

Si tienes algún caso de éxito llamativo o algún testimonio de clientes satisfechos que aporten valor, dales su hueco en tu dossier de prensa.

7/ Pon nombres, apellidos y caras a tu historia.

O lo que es lo mismo, humaniza tu dossier. Incluye información sobre tu equipo, quiénes sois, cuál es, a su vez, vuestra historia, lo que os mueve, lo que os hace especiales, diferentes y atractivos a ojos de un periodista. Acompaña estas breves reseñas curriculares de fotografías. Y recuerda que sean coherentes con el tono y la voz de tu marca.

8/ Lo que otros contaron antes.

Si has aparecido en medios de comunicación con anterioridad y lo que publicaron te gustó, inclúyelo en el dossier. Haz una selección de las apariciones en prensa más destacadas, pero sin excederte en cantidad ni extensión.

9/ Tu parcela del mundo.

Un periodista agradecerá que le facilites algo de información de contexto relevante y significativa como, por ejemplo datos generales del sector en el que tú estás, tamaño, evolución, principales cifras… Se trata de información específica que dependerá del terreno en el que tú te muevas. Selecciona la más valiosa.

10/ FAQs

Si has hecho ya tu argumentario, escoge las preguntas más frecuentes que te suelen hacer los periodistas e inclúyelas. Contribuirán a clarificar y puntualizar en caso de que lo necesiten.

11/ Dónde y cómo te encuentran.

Recuerda mencionar dónde está ubicada tu empresa, así como tus datos de contacto (nombre, email, teléfono…)

Si tienes una fábrica, un local, una sede, un despacho molón o significativo en algún sentido, incluye fotos en el dossier. Aportarán credibilidad y solidez a tu imagen de marca.

12/ Fotos, fotos, fotos…

Este punto va a estar condicionado (y mucho) por tu actividad. Si estás en la moda, en el bonitismo, en la alimentación, las experiencias… necesitas más fotos que si te dedicas a la ciberseguridad . Aun así, cuida la estética de tu dossier de prensa y hazlo limpio y fácil de leer.

13/ Enseña la patita.

Si tienes muestras de lo que haces, y esas muestras se pueden incluir en el pack del dossier de prensa, no lo dudes. No se trata de hacer regalos, sino de dar fe física y tangible de lo que haces.

………

Aunque parezca mucho trabajo, si te pones con ello, en una tarde puedes reunir el material que necesitas para tu dossier de prensa y agruparlo siguiendo este esquema que hoy comparto contigo.

Luego, tendrás que dedicar tiempo a hacerlo funcional pero bonito, ajustándolo a tu imagen de marca. Si el diseño no es lo tuyo, invierte en un diseñador profesional que te haga una primera versión de tu dossier de prensa, en  un formato que puedas ir editando y adaptando según tus necesidades.

Un consejo de perro viejo: no imprimas muchos ejemplares de tu dossier de prensa porque es probable que los vayas modificando y perfeccionando. Mejor haz pequeñas tiradas ajustadas a cada actividad en las que vayas a usarlos.

Y ten presente que tu dossier de prensa debería estar accesible y descargable en tu página web. Lo mejor, en formato pdf que permita copiar y pegar texto, para facilitar la tarea de los periodistas.

Por último, y para ayudarte y orientarte, he recopilado enlaces al dossier de prensa de cuatro marcas de diferentes naturalezas, sectores y tamaños. Échales un vistazo, seguro que te inspirarán.

⇒ Dossier de prensa de Grupo INDITEX (40 páginas)

⇒ Dossier de prensa de Nestlé (6 páginas)

⇒ Dossier de prensa de Yoigo (20 páginas)

Dossier de prensa de Bubok (11 páginas)

No te dejes apabullar. Si tu primer dossier de prensa debe ser un sencillo word con tu logotipo, que así sea. Lo importante es que des el paso y crees el tuyo.

2 comentarios en “Cómo hacer un dossier de prensa para triunfar con los periodistas y posicionarte mejor

    • Hola Ángel, muchas gracias por valorar este contenido. Si además de leerlo lo pones en práctica, te aseguro que obtendrás resultados. Saludos.

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