Reinventa la rueda de prensa y ponla al servicio de tu marca

 

Rueda de prensa_Portoimelda

Una de las herramientas más conocidas de la comunicación de marcas es la rueda de prensa. Haciendo un cálculo grueso, un ciudadano medio que hojee un solo periódico o vea un único telediario al día está expuesto cada año a alrededor de cinco mil imágenes y contenidos que han nacido en una rueda de prensa. No es de extrañar que sea, de lejos, la estrella entre las alternativas de comunicación. Sin embargo, a las pequeñas marcas no les funciona. Hoy te cuento por qué y, sobre todo, cómo puedes convertir la rueda de prensa en la aliada de tu comunicación.

Hay quien piensa que las ruedas de prensa están obsoletas, que son cosa del pasado. Que hoy en día, con las nuevas tecnologías, desplazar a una masa de periodistas  a un punto y hora determinados no compensa.

Y tienen razón. En la mayoría de los casos. Tal vez sea el momento de reinventar las ruedas de prensa.

Una rueda de prensa es un acto informativo y se convoca a los medios para que difundan una determinada noticia o información. El principal problema es que se ha abusado de esta herramienta y no son pocas las empresas que convocan sin noticia o información relevante que compartir. Confunden el autobombo o meras cuestiones organizativas internas con algo que puede interesar al mundo.

Además, las ruedas de prensa convencionales son cada vez más ineficaces, incluso para las grandes empresas. Entre otras (muchas) razones porque los medios de comunicación tienen recursos menguantes y son extremadamente selectivos a la hora de cubrir una rueda de prensa.

Ten en cuenta que un medio de comunicación local puede recibir una media de tres a cinco convocatorias diarias. Multiplica esa cifra a medida que el ámbito del medio se amplía.

En este sentido, te conviene conocer los criterios que siguen los periodistas para decidirse por una u otra convocatoria de prensa:

⊕ El grado de relevancia, prestigio, importancia y capacidad de influencia de la entidad o persona que convoca la rueda de prensa. Por eso las ruedas de prensa de los famosos, políticos, personajes que dan que hablar en cada momento llenan.
⊕ Quienes intervendrán en la rueda de prensa. Cuanto más insólito o inusual sea ver o escuchar a esa persona, mayor expectación despertará. ¿Te imaginas que Amancio Ortega convocara mañana a los medios? Estoy convencida de que irían incluso sin saber de qué iba a hablar. ¿Por qué? Porque es un magnate que dirige un emporio y que nunca habla con los medios. Y subrayo ese nunca.
⊕ La repercusión de lo que se tratará y el número de personas a las que afectará lo que se cuente en la rueda de prensa.
⊕ El grado de novedad que se anuncia en la convocatoria de la rueda de prensa.
⊕ La potencial polémica de lo que se aborde durante la rueda de prensa.
⊕ Y en términos mucho más prosaicos, pero no menos importante, la hora y el lugar en el que se convoque la rueda de prensa también influirán (y mucho) en la cobertura o no de la misma por parte de los medios de comunicación. De esto se podría hacer una tesis, pero te aconsejo que no convoques en las afueras y que lo hagas a media mañana.

Hay muchos elementos más a considerar. Lo que tienes que tener claro es que tú eres una pequeña marca con algo interesante que contar al mundo. Una rueda de prensa es una apuesta arriesgada en la que pones mucho esfuerzo, tiempo y recursos y cuyo éxito depende de demasiados factores ajenos a ti.

Y aun así, las pequeñas marcas tienen una especial fijación con las ruedas de prensa.

Pero, ¿cuántas pequeñas empresas has visto en un medio de comunicación gracias a una rueda de prensa? Haberlas, haylas, pero son una auténtica rara avis. Es mucho más fácil conseguir esa visibilidad con una nota de prensa efectiva.
¿Quiere decir esto que no debas intentar organizar una rueda de prensa dentro de tu estrategia de comunicación? En absoluto.

Al igual que las notas de prensa escritas con gancho, una convocatoria a los medios exitosa puede suponer un punto de inflexión en tu estrategia de comunicación, otorgándote visibilidad y prestigio.

Pero para ello tienes que hacer un esfuerzo en convertir tu rueda de prensa en algo más.

Salvo que tengas en tus manos el remedio a la malaria, al cáncer, hayas descubierto cómo hacer funcionar Internet sin las compañías telefónicas, si quieres que los medios se hagan eco de tus actividades de pequeña marca, te recomiendo que tengas en cuenta estos consejos.

 

CÓMO CONVERTIR LA RUEDA DE PRENSA EN TU MEJOR ALIADA

◊ Excepcionalidad. Úsala sólo cuando te sea imposible contar lo que quieres en una nota de prensa. Si queda claro en una nota, no necesitas convocar.

◊ Ofrece algo irresistible. Pregúntate qué aportarás a los periodistas que convoques, qué ventaja tendrán por asistir. Sólo si lo que les ofreces es irresistible, interesante, curioso, llamativo, diferente… acudirán.

◊ Algo más. Reviste tu rueda de prensa con algo más, un elemento gancho que aporte ese plus de significado. Puede ser una demostración, una visita guiada, un ejemplar gratuito de un nuevo libro, un pase previo de un espectáculo, una lectura dramatizada, la asistencia de alguna personalidad, el uso de nuevas tecnologías de una manera original… hay muchas opciones para conseguir que una simple rueda de prensa se convierta en una experiencia que los periodistas disfruten y, por ende, quieran compartir con su público.

◊ Mira el reloj. Si quieres que asistan radio y televisión, ten en cuenta sus horarios de emisión y convoca con suficiente antelación.

◊ Hazlo visual. En el caso de la tele, prepara suficientes elementos visuales para que puedan contar con recursos en su grabación.

◊ La logística importa. Cuida todos los detalles logísticos. Además de la proximidad a las redacciones y la buena conexión del lugar donde convoques, vigila la acústica e iluminación del espacio, que los periodistas dispongan de medios adecuados para tomar notas y registrar el sonido, que haya suficiente espacio y una decoración que, sin ser centro de atención, sume.

◊ Mira quién habla. Elige al mejor portavoz posible, alguien que sea capaz de compartir información de un modo claro y atractivo, que domine el espacio escénico o que haya recibido al menos un mínimo entrenamiento para ello. El dominio del tema, la naturalidad y la franqueza son fundamentales para “oficiar” una rueda de prensa. Si no quieres matar al mensaje, elige bien el mensajero.

◊ Negro sobre blanco. Entrega tu mensaje en un dossier escrito o en un documento online que se puedan descargar. Que tenga una presentación coherente con tu imagen corporativa y tu voz de marca. El fin último de una rueda de prensa -aunque sea original en el formato-  es entregar un mensaje a los periodistas para que éstos lo difundan. Para evitar la dispersión, los malos entendidos, o enfoques inesperados, un dossier de prensa es la mejor opción.

◊ Todo es on-the-record. Te digan lo que te digan, el off-the-record no existe en las ruedas de prensa. Vigila que todo lo que digas está alienado con tu argumentario. Y si no tienes uno, prepáralo con antelación (sigue las instrucciones que te doy aquí). Tienes que conseguir que los mensajes clave que quieres transmitir se repitan a lo largo de toda la rueda de prensa.

◊ Responde. Prepara bien tu información y ten los datos necesarios a mano. Recuerda que la esencia de una rueda de prensa es que los periodistas, tras haber compartido con ellos tu mensaje, puedan formularte preguntas. Es clave que estés dispuesto a responder, incluso ante preguntas incómodas. Para ello, nuevamente te recomiendo que elabores un argumentario que actúe de salvavidas.

◊ El arte de convocar. Cuando tengas todos los detalles cerrados, prepara una convocatoria eficaz y con gancho y envíala en tiempo y forma.

◊ Hazlo fácil y pon tu mejor cara. Acudan los periodistas que acudan, atiéndelos con una sonrisa y facilítales el trabajo. Pedirles sus datos de contacto te ayudará ampliar tu base de datos de medios y a hacer un mejor seguimiento de lo que se publica.

◊ Analiza con frialdad. Si la asistencia ha sido poca, analiza a qué ha podido deberse. Los propios periodistas que asistan te pueden dar pistas o puedes llamar para preguntar a los que no asistieron. Eso sí, debes estar preparado para oír algo que puede no gustarte. No te ofendas ni te pongas a la defensiva y toma nota para la próxima vez.

………

En el fondo, se trata de reinventar la rueda de prensa para convertirla en una especie de evento informativo, en el que aportes valor y una experiencia que deje a los periodistas buen sabor de boca. Y recuerda que es una oportunidad única para mejorar tu imagen de marca y para establecer o reforzar relaciones con los medios de comunicación.

Usa esta herramienta sabiamente y tu marca ganará enteros en diferenciación y reputación.

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